Co když vaši expedici brzdí zbytečné chyby?

Jedna ztracená vteřina u hledání zboží, druhá při lepení, třetí u tiskárny… a najednou místo 100 objednávek stíháte za den zabalit jen 60. 

V článku popíšeme 6 konkrétních problémů, které zpomalují balení zásilek – a hlavně, jak je jednoduše vyřešit. Čekají vás příklady z praxe i malá doporučení, která udělají velký rozdíl.

Obsah článku:

• 1. Špatná organizace skladu = každý den nachodíte maraton
• 2. Zastaralá IT technika = když štítek trvá věčnost
• 3. Příliš mnoho typů obalů = rozhodovací paralýza
• 4. Nekvalitní obaly = rozčílený skladník
• 5. Nejasné kompetence v týmu = když levá ruka neví, co dělá pravá
• 6. Prodáváte zboží, které se těžko balí = musíte improvizovat
• Rada na závěr: Měřte, měřte, měřte

1. Špatná organizace skladu = každý den nachodíte maraton

Každý zbytečný krok znamená ztracený čas. Pokud vaši skladníci tráví víc času na procházkách a hledáním správné pozice než balením, máte problém.

Jak to vyřešit?

✅ Seřaďte produkty podle obrátkovosti. To, pro co vaši skladníci chodí nejčastěji, mějte po ruce. Nezapomeňte obrátkovost pravidelně kontrolovat, zejména před sezónou se hodí zkontrolovat, jakým produktům se dařilo loni.

✅ Označte vše velkými a dobře čitelnými štítky. Malé písmo, hodně textu nebo složité označení pozice zdržuje.

✅ Udržujte pořádek – nic nesmí překážet. Snáz pak projedete paleťákem.
 

Příklad z praxe:

Pro dřevitou vlnu chodí naši skladníci v sezóně 33× denně, ale mimo sezónu jen 4× denně. Dočasným přemístěním blíže k expedici jsme ušetřili kilometry.

Nic nesmí překážet. My máme v každé uličce palety a pytle pro odkládání proložek, vázacích pásek a dalších odpadků z vychystávání zboží.
 

2. Zastaralá IT technika = když štítek trvá věčnost

Jedním z největších zabijáků rychlé expedice je špatně nastavený software a pomalé tiskárny. Každá vteřina zpoždění při tisku štítku se nasčítá.

Jak to vyřešit?

✅ Pořiďte si tiskárnu na štítky (např. Zebra, Brother nebo Citizen) – je mnohem rychlejší než běžná tiskárna A4.

✅ Připojte tiskárny k síti, aby šlo tisknout kdykoliv. Když jsou zapojené jen do počítače přes USB, musí být tento počítač vždy zapnutý, jinak tiskárna nefunguje.

✅ Mějte v záloze náhradní tiskárnu, ať v případě poruchy nečekáte.

✅ Větším e-shopům doporučujeme mít více stanic, ze kterých se dá expedovat. 
 

Příklad z praxe:

Slovenský e-shop Hinterla.sk nejdříve používal klasickou tiskárnu, kde přetáčeli A4 papír. Po přechodu na Zebra tiskárnu zvládli expedovat 3× víc zásilek za stejný čas.

Bez rychlé a spolehlivé tiskárny se žádná expedice neobejde.
 

3. Příliš mnoho typů obalů = rozhodovací paralýza

Máte 15 různých krabic, 3 obálky a 3 typy výplní? Pak se vsadíme, že si vaši skladníci lámou hlavu, do čeho objednávku vlastně zabalit. 

Jak to vyřešit?

✅ Omezte počet používaných obalů – často stačí jen 3 velikosti krabic a 1 výplň. Méně možností znamená rychlejší rozhodování.

✅ Mějte vždy po ruce dost výplně – když musíte ztrácet čas hledáním výplně, expedice se zpomaluje. Do menších skladů doporučujeme pořídit stroj na výrobu fixační výplně.

✅ Všechny vyškolte, aby balili stejně a udržujte jasná pravidla, jak se mají balit různé druhy produktů. Snížíte množství chyb i reklamací.
 

Příklad z praxe:

Nejvíce času tráví hledáním správné krabice e-shopy, které balí do použitých krabic. Ve skladu e-shopu Econea tento proces výrazně zrychlili – stačilo, aby na příjmu třídili krabice podle velikosti (malé/střední/velké) do velkých beden umístěných poblíž balicích stolů.

Na balicím stole si jednotlivé obaly dobře označte, jinak se v nich nevyznáte.
 

4. Nekvalitní obaly = rozčílený skladník

Páska, která nedrží. Krabice, co se trhá. Odvíječ, který se špatně používá. To všechno znamená víc nervů, víc reklamací a hlavně zpomalení expedice.

Jak to vyřešit?

✅ Pořiďte lepící pásky, které lepí opravdu dobře – jinak vás skladníci proklejí.

✅ Investujte do dražších odvíječů, které mají brzdu a kovové části.
 

Příklad z praxe:

Náš zákazník zalepoval těžké krabice akrylovými páskami. Aby se těžké krabice nerozlepovaly, museli je skladníci přelepovat minimálně dvakrát. Stačilo, aby zákazník přešel na pásky se solvent lepidlem, které držely už v jedné vrstvě. A výsledek? Náklady zůstaly stejné, ale spotřeba pásek a čas na zalepení krabice klesly na půlku.

Odvíječ K20 po 2 letech intenzivního lepení v našem skladu. Až na pár drobných oděrek funguje skvěle díky robustnímu kovovému tělu.

Jak vybrat správný odvíječ? Zjistíte v článku Odvíječe dramaticky zrychlují balení. Vyberte ten správný

5. Nejasné kompetence v týmu = když levá ruka neví, co dělá pravá

Pokud vaši skladníci kromě balení ještě odbíhají k telefonu nebo pomáhají zákazníkům, expedice nikdy nebude rychlá. V malém týmu to ještě uhrajete, ale ve více lidech už to začne skřípat. 

Jak to vyřešit?

✅ Rozdělte jasně role – kdo balí, ten balí. Kdo přebírá zboží, ten přebírá zboží. Úseky jsou vcelku jasné: pickování, balení, příjem zboží, doplňování zboží, reklamace, úklid.

✅ Mate malý tým? Tak alespoň stanovte, kdo má za co primární odpovědnost, a kdo zaskakuje až v případě nouze.

✅ Zaveďte systém přidělování objednávek – např. pomocí čteček, čárových kódů nebo skladového softwaru. Nestane se pak, že by dva skladníci balili stejnou objednávku. I takové situace se stávají.

Nemusíte pořizovat expediční stanici s počítačem a licencí pro každého skladníka. Stačí jedna společná pro všechny – každý si u svého stolu jen zabalí zásilku a přes čárový kód se pozná, kdo ji odbavil.
 

6. Prodáváte zboží, které se těžko balí = musíte improvizovat 

Prodáváte dlouhé lopaty, ale máte jen malé krabice na boty? Pak vás čeká kreativní skládání, které expedici neuvěřitelně zpomalí.

Jak to vyřešit?

✅ Buď mějte na skladě obaly, do kterých zabalíte i atypické zboží.

✅ Nebo atypické zboží vyřaďte z nabídky – možná přijdete o pár objednávek na lopaty, ale zrychlením expedice toho odbavíte víc ve stejném počtu lidí.
 

Příklad z praxe:

V e-shopu s bytovými doplňky přidali do nabídky plakáty, na které neměli vhodný obal. U každé objednávky proto improvizovali. Teprve až u nás našli tubusy na plakáty, dokázali balit tak rychle jako dřív.

Velkým oříškem jsou nejen atypické tvary (rybářské pruty, deštníky, trubky nebo obrazy), ale i křehké zboží – vázy, lampy, sklenice nebo alkohol. 
 

Rada na závěr: Měřte, měřte, měřte

Možná si říkáte, že vám to „přece nějak funguje“ – zásilky odcházejí, zákazníci jsou spokojení... Jenže bez čísel nikdy přesně nevíte, kde vám utíká čas, peníze nebo energie.

A hlavně: nemáte žádné pevné body, podle kterých byste poznali, že se něco opravdu zlepšilo.

Pokud chcete expedici posunout výš, začněte ji měřit stejně důsledně, jako sledujete tržby.
 

Co se vyplatí sledovat?

✅ Počet zabalených zásilek za den – hlavní metrika výkonu skladu. Pomůže vám rozpoznat výkyvy a zjistit, jestli vám třeba nový skladník, reorganizace nebo lepší obaly přinášejí reálné zrychlení.

✅ Chybovost a počet reklamací – na jaké produkty skladníci zapomínají nejčastěji? Jaké chyby se opakují? Jaké zboží se při přepravě nejčastěji rozbije?

✅ Doba zabalení jedné zásilky – kde vznikají největší prostoje? Pomůže vám rozklíčovat, jestli vás zpomaluje hledání zboží, balení nebo třeba tisk.

✅ Náklady na balení – kolik utratíte za obaly, kolik za práci, kolik za nápravu chyb? Není obal zbytečně drahý? Neušetřili byste víc u jiného dodavatele víc díky množstevní slevě?

✅ Spotřeba obalového materiálu – neplýtváte zbytečně overpackagingem? 

Díky těmto číslům se můžete rozhodovat podle dat, ne podle pocitu. A to je základ každého e-shopu, který nechce přešlapovat na místě.