Podnikatelé i firmy musí ze zákona archivovat mnoho dokumentů – od faktur, přes účetní závěrky po mzdové listy. Doba se liší podle druhu dokumentu od 3 do 45 let a někdy je ke zničení dokonce potřeba skartační povolení.

Nejjednodušší to mají OSVČ, když nejsou plátci DPH. Naopak nejvíc se natrápí zaměstnavatelé, obzvlášť pokud si vedou účetnictví. Pojďme se podívat, jak nejsnáz splnit povinnosti dané zákonem.

Obsah článku:

• Jaké druhy dokladů uchovávat
  • Když nejste plátci DPH
  • Když jste plátci DPH
  • Když vedete účetnictví
  • Když máte zaměstnance
• PŘEHLEDNĚ: Skartační lhůty, aneb co a jak dlouho archivovat
• Forma archivace – elektronicky, nebo fyzicky?
• Skartační lhůta uplynula. Potřebuju povolení ke skartaci?
• Kdo musí žádat o skartační povolení?
• Jak dokumenty zlikvidovat
• Pokuty za nedodržení povinnosti
• Co když vyhoříte?
• Zákony o archivaci dokumentů
• Starosti můžete přenechat externí firmě

Jaké druhy dokladů uchovávat

To záleží na tom, jestli si vedete účetnictví nebo máte zaměstanavatele:

Když nejste plátce DPH

Pokud jste OSVČ a nejste plátci DPH (nezáleží přitom, jestli uplatňujete skutečné nebo paušální výdaje), pak jste to vyhráli – ze zákona byste měli uchovávat jen dokumenty, které jsou třeba pro daňovou kontrolu. Jde tím pádem o přijaté a vydané faktury, příjmové doklady nebo výpisy z banky a lhůta činí zpravidla 3 roky.

Když jste plátce DPH

Plátci DPH musí uchovávat všechny daňové doklady, které souvisejí s výpočtem daně. A to nejméně 10 let od konce zdaňovacího období.

Když vedete účetnictví

Pokud patříte mezi fyzické nebo právnické osoby, které už vedou účetnictví (tzn. jste účetní jednotky), musíte toho uchovávat více: účetní závěrky a výroční zprávy (10 let), dále účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy a také veškeré účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (5 let).

Když máte zaměstnance

Pokud zaměstnáváte lidi, musíte k výše vyjmenovaným dokumentům přidat ještě evidenční listy (3 roky) a mzdové listy (45 let). Jestliže jste obchodní společnost, nezapomeňte také na seznam společníků a členů statutárního orgánu nebo dozorčí rady (6 let).

Nejběžnější archivační krabice, do které se vejde 6 velkých šanonů.

PŘEHLEDNĚ: Skartační lhůty, aneb co a jak dlouho archivovat

Archivační lhůta se liší podle typu dokladu a zpravidla začíná běžet na začátku následujícího roku, ve kterém byly dokumenty vyhotoveny:

* Jak dlouho archivovat daňové přiznání?

Daňové přiznání archivovat nemusíte. Vaší povinností ale je uchovávat podklady, na jejichž základě bylo přiznání vyplněné (typicky jde o faktury nebo výpisy z účtu).

** Jak dlouho archivovat smlouvy?

Doba se liší podle druhu smlouvy (viz přehled v tomto článku). Každopádně u mnoha smluv si lhůtu určujete sami – záleží zejména na trvání smlouvy a na tom, po jakou dobu může účastník smlouvy uplatnit svá práva u druhé strany či v případě sporu u soudu.

*** Jak dlouho archivovat faktury?

To záleží na tom, jestli jste plátci DPH, nebo ne. Pokud jste plátci DPH, jsou vaše faktury zároveň daňovými doklady a musíte je archivovat 10 let. Pokud ale plátci DPH nejde, stačí je archivovat jen 5 let, protože vaše faktury jsou “jen” účetními doklady.
 

Forma archivace – elektronicky, nebo fyzicky? 

Začínající podnikatelé se často ptají, jestli stačí mít dokumenty uložené v počítači, nebo je musí tisknout. Zákon je vstřícný a dovoluje vést tištěnou, elektronickou i smíšenou formu.

Elektronická archivace

Je levná a ekologická, vyžaduje ale víc než, že dokumenty naskenujete a uložíte do počítače!

U elektronických dokumentů musíte splnit 3 podmínky:

• Věrohodnost původu
• Neporušitelnost obsahu
• Čitelnost

V praxi to vypadá tak, že dokumenty musíte elektronicky podepsat a opatřit kvalifikovaným časovým razítkem, které budou dokazovat, že se soubor nezměnil.

Jenže pozor, platnost časového razítka je omezená na 5 let. Dřív, než vyprší, musíte dokumenty tzv. přerazítkovat.

A aby toho nebylo málo, dokumenty byste měli ukládat do formátu PDF/A – celosvětově uznávaného formátu pro archivaci. Pokud byste použili méně známý formát, nemusel by jít za 20 let otevřít. Ostatně představte si, že byste dnes měli dokumenty uložené na disketě. :-)

Elektronická archivace vyžaduje víc, než uložit dokumenty na disk. Musíte je podepsat elektronickým podpisem a opatřit časovým razítkem, kterému navíc každých 5 let obnovíte planost.
 

Archivace tištěných dokumentů

Schovávat si všechny dokumenty vytištěné je snadné. Stačí mít dost místa a dokumenty dobře roztřídit a označit, například metodou písmen A/S/V.

K ukládání se nejčastěji používají archivační krabice, do kterých se vejde až 6 velkých pořadačů. Další nezbytné pomůcky:

• Štítky na šanony – na štítek napište i rok, kdy můžete dokumenty bezpečně skartovat, výrazně si usnadníte budoucí vyřazování.
• Rozdružovače – slouží k třídění dokumentů uvnitř šanonů.
• Archivační spony a archivační boxy – pokud nechcete archivovat celé šanony, ale pouze papíry.

Po ruce mějte ještě papíry do tiskárny a vhod přijdou euroobaly, sešívačka a popisovače.

TIP: Dejte si pozor na blednutí účtenek. Už po roce nemusí jít přečíst. Doporučujeme je naskenovat a uchovat spolu s originálem.

Na archivace vytištěných dokumentů musíte vyčlenit dostatek místa.

Skartační lhůta uplynula. Potřebuju povolení ke skartaci? 

Ano, v některých případech potřebujete skartační povolení.

Povolení ke skartaci nepotřebujete, pokud chcete skartovat dokumenty, které mají zákonem danou skartační lhůtu (viz tabulka výše). Najde totiž o dokumenty s potenciální trvalou hodnotou.

Povolení ke skartaci naopak potřebujete, pokud podnikáte jako s.r.o. nebo akciovka a chcete se zbavit dokumentů u kterých máte povinnost nabídnout je nejprve oblastnímu archivu k výběru, zda se nejedná o dokumenty trvalé hodnoty (viz další kapitola).

V praxi to vypadá tak, že nejdříve pošlete příslušnému archivu tzv. skartační návrh a teprve poté od něj získáte stanovisko a skartační povolení.
 

Kdo musí žádat o skartační povolení?

Některé dokumenty můžou být tak důležité pro budoucí generace, že je nesmíte svévolně zničit, ale musíte je nejdříve nabídnout státnímu archivu k posouzení. Pokud to archiv uzná za vhodné, převezme je do svého archivu a udělá z nich tzv. „archiválii“. 

OSVČ se tato povinnost netýká.

Tuto povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. Ti musí trvale ukládat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 archivního zákona (např. zakladatelské dokumenty, jednací řády, výroční zprávy nebo účetní závěrky) a nabídnout je archivu k takzvanému „výběru“ poté, co uplyne jejich skartační lhůta nebo nejpozději v případě ukončení své činnosti.

Jednací řády nebo zakladatelské dokumenty musíte před zničením nabídnout státnímu archivu k posouzení.
 

Jak dokumenty zlikvidovat

Můžete se setkat s názorem, že dokumenty lze spálit. Spálení však nedoporučujeme, protože nebývá dokonalé.

V dnešní době ochrany dat a osobních údajů je skartace nejbezpečnější metodou, jak dokumenty po uplynutí skartační lhůty zlikvidovat. Stačí si vybrat správnou skartovačku (čím citlivější data jsou, tím by měly být kousky skartovaného papíru menší) nebo je předat skartační firmě, která je za vás nejen zničí, ale ještě vám předá potvrzení o likvidaci, které se může hodit v případě sporů.
 

Pokuty za nedodržení povinnosti archivace dokumentů

Pokud dokumenty skartujete dřív, než byste měli, dopouštíte se přestupku. Za nedodržení povinnosti vám může finanční úřad dát pokutu do výše 3 % hodnoty aktiv. 

Stejně tak hrozí sankce pro firmy zapsané v obchodním rejstříku, které zničí dokumenty bez souhlasu státního archivu. Mohou dostat pokutu až 250 000 korun.
 

Co když vyhoříte?

Pokud o dokumenty přijdete kvůli požáru, povodni nebo jiného nehodě, musíte to oznámit finančnímu úřadu. K oznámení přiložte dokumentaci od policie.
 

Kam dál? Zákony o archivaci dokumentů

Abyste měli 100% jistotu, že se vás netýká žádná specifická povinnost, kterou jsme v článku neměli prostor zmínit, doporučujeme pročíst si zákony. Skartační lhůty a povinnosti upravuje více zákonů, přičemž mezi ty nejdůležitější patří:

• Zákon o účetnictví → Část 6: Úschova účetních záznamů
• Zákon o dani z přidané hodnoty → Oddíl 8: Uchovávání daňových dokladů
• Zákon o organizaci a provádění sociálního pojištění → §35A
• Zákon o archivnictví a spisové službě → Zákon č. 499/2004 Sb.
   

Starosti můžete přenechat externí firmě

Ta za vás dokumenty archivuje, digitalizuje, skartuje nebo se dokonce postará o celý proces od začátku do konce. Mezi takové firmy patří i firma Skovajsa, která se postarala o odbornou kontrolu tohoto článku (posíláme velký dík!).