Podnikatelé i firmy musí ze zákona archivovat mnoho dokumentů – od faktur, přes účetní závěrky po mzdové listy. Doba se liší podle druhu dokumentu od 3 do 45 let a někdy je ke zničení dokonce potřeba skartační povolení.

Jak se říká, neznalost zákona neomlouvá, proto jsme vám sepsali několik užitečných informací, jak archivační chaos obrátit v pořádek a přitom splnit povinnosti dané zákonem.

Obsah článku:

• Forma archivace – elektronicky, nebo fyzicky?
• Jaké druhy dokladů archivovat
• Skartační lhůty, aneb jak dlouho archivovat
• Zákony o archivaci dokumentů
• Dokumenty trvalé hodnoty
• Skartační lhůta uplynula. Potřebuju povolení ke skartaci?
• Jak dokumenty zlikvidovat
• Pokuty za nedodržení povinnosti
• Když se stane nehoda
• Starosti můžete přenechat externí firmě
   

Forma archivace – elektronicky, nebo fyzicky? 

Začínající podnikatelé se často ptají, jestli stačí mít dokumenty uložené v počítači, nebo je musí tisknout. Zákon je vstřícný a dovoluje vést tištěnou, elektronickou i smíšenou formu.

Elektronická archivace

Je levná a ekologická, vyžaduje ale víc než, že dokumenty naskenujete a uložíte do počítače!

U elektronických dokumentů musíte splnit 3 podmínky:

• Věrohodnost původu
• Neporušitelnost obsahu
• Čitelnost

Jak to udělat? První dvě podmínky splníte tím, že dokumenty nejdříve podepíšete elektronickým podpisem a poté opatříte kvalifikovaným časovým razítkem, které bude dokazovat, že dokument nikdo neměnil.

Nezapomeňte ale, že platnost časového razítka je omezená (5 let). Před vypršením platnosti proto musíte dokumenty „přerazítkovat“.

Poslední podmínku "čitelnost" splníte nejlépe tak, že dokumenty budete ukládat do PDF/A – celosvětově uznávaného formátu pro archivaci. Pokud byste použili méně známý formát, mohlo by se stát, že dokumenty uložené před 20 lety nebudou umět nové programy otevřít. Ostatně představte si, že byste dnes měli dokumenty uložené na disketě. :-) 

Existuje ještě tzv. vytěžování faktur. Což je způsob, kdy pro evidenci přijatých i vydaných faktur nemusíte faktury přepisovat ručně, stačí nahrát fakturu a systém ji "přepíše" za vás, radí na webu Caflou.

Elektronická archivace vyžaduje víc, než uložit dokumenty na disk. Musíte je podepsat elektronickým podpisem a opatřit časovým razítkem.
 

Archivace tištěných dokumentů

Schovávat si všechny dokumenty vytištěné je snadné. Stačí mít dostatek místa a dokumenty dobře roztřídit a označit, například pomocí písmen A/S/V.

K ukládání se nejčastěji používají archivační krabice, do kterých se vejde 6 velkých pořadačů. Další nezbytné pomůcky:

• Štítky na šanony – na štítek napište i rok, kdy můžete dokumenty bezpečně skartovat, výrazně si usnadníte budoucí vyřazování
• Rozdružovače – slouží k třídění dokumentů uvnitř šanonů
• Archivační spony a archivační boxy – pokud nechcete archivovat celé šanony, ale pouze papíry

Po ruce mějte ještě papíry do tiskárny a vhod přijdou euroobaly, sešívačka a popisovače.

TIP: Dejte si pozor na blednutí účtenek. Už po roce nemusí jít přečíst. Doporučujeme je naskenovat a uchovat spolu s originálem.

Nejběžnější archivační krabice, do které se vejde 6 velkých šanonů.
 

Jaké druhy dokladů archivovat

Záleží na tom, jestli jste podnikatel vedoucí daňovou evidenci, plátce DPH, účetní jednotka nebo zaměstnavatel:

• Podnikatelé, kteří vedou daňovou evidenci – pokud vedete daňovou evidenci nebo uplatňujete výdaje paušálem, stačí archivovat dokumenty, které jsou potřeba pro daňovou kontrolu (tzn. přijaté a vydané faktury, příjmové a výdajové pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky a výdejky... více v článku Daňová evidence v praxi)
• Plátci DPH – musí archivovat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně 
• Účetní jednotky – pokud patříte mezi fyzické nebo právnické osoby, které už vedou účetnictví, máte povinností více. Musíte uchovávat navíc účetní závěrky, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, výroční zprávy a účtový rozvrh.
• Zaměstnavatelé – pokud máte zaměstnance, musíte uchovávat navíc stejnopisy evidenčních listů, účetní záznamy a mzdové listy. 
   

Skartační lhůty, aneb jak dlouho archivovat

Archivační lhůta se liší podle typu dokladu a zpravidla začíná běžet na začátku následujícího roku, ve kterém byly dokumenty vyhotoveny:

* Daňové přiznání archivovat nemusíte. Vaší povinností ale je archivovat podklady, na jejichž základě bylo přiznání vyplněné.

** Nepřehledná je také situace kolem toho, jak dlouho archivovat smlouvy – doba se liší podle druhu smlouvy (viz přehled v tomto článku). Každopádně u mnoha smluv si lhůty určujete sami – při stanovení lhůty záleží zejména na trvání smlouvy a na tom, po jakou dobu může účastník smlouvy uplatňovat svá práva u druhé strany či v případě sporu u soudu.
 

Zákony o archivaci dokumentů

Dříve než se nenávratně zbavíte starých faktur, doporučujeme ponořit se do zákonů a ověřit si, zda se na vás nevztahuje specifická povinnost.

Povinnosti a skartační lhůty řeší mnoho zákonů, nejdůležitější jsou tyto čtyři:

• Zákon o účetnictví → Část 6: Úschova účetních záznamů
• Zákon o dani z přidané hodnoty → Oddíl 8: Uchovávání daňových dokladů
• Zákon o organizaci a provádění sociálního pojištění → §35A
• Zákon o archivnictví a spisové službě → Příloha č.1
   

Dokumenty trvalé hodnoty

Některé dokumenty můžou být natolik důležité i pro budoucí generace, že je nesmíte svévolně skartovat, ale musíte je nejdříve nabídnout státnímu archivu k posouzení. Pokud to archiv uzná za vhodné, převezme je do svého archivu a udělá z nich tzv. „archiválii“. 

OSVČ se tato povinnost netýká. 

Tuto povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. Ti musí trvale ukládat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 archivního zákona (např. zakladatelské dokumenty, jednací řády, výroční zprávy nebo účetní závěrky) a nabídnout je archivu k takzvanému „výběru“ poté, co uplyne jejich skartační lhůta nebo nejpozději v případě ukončení své činnosti. 

Jednací řády nebo zakladatelské dokumenty musíte před zničením nabídnout státnímu archivu k posouzení. 
 

Skartační lhůta uplynula. Potřebuju povolení ke skartaci? 

Ano, v některých případech potřebujete skartační povolení.

Povolení ke skartaci nepotřebujete, pokud se chystáte skartovat dokumenty se zákonem určenou skartační lhůtou (viz tabulka výše). Najde totiž o dokumenty s potenciální trvalou hodnotou. 

Povolení ke skartaci naopak potřebujete, pokud podnikáte jako s.r.o. nebo akciovka a chcete se zbavit dokumentů u kterých máte povinnost nabídnout je nejprve oblastnímu archivu k výběru, zda se nejedná o dokumenty trvalé hodnoty (např. zakladatelské dokumenty, účetní závěrky…).

V praxi to vypadá tak, že nejdříve pošlete příslušnému archivu tzv. skartační návrh a teprve poté od něj získáte stanovisko a skartační povolení.
 

Jak dokumenty zlikvidovat

Můžete se setkat s názorem, že dokumenty lze spálit. Spálení však nedoporučujeme, protože nebývá dokonalé.

V dnešní době ochrany dat a osobních údajů je skartace nejbezpečnější metodou, jak dokumenty po uplynutí skartační lhůty zlikvidovat. Stačí si vybrat správnou skartovačku (čím citlivější data jsou, tím by měly být kousky skartovaného papíru menší) nebo je předat skartační firmě, která je za vás nejen zničí, ale ještě vám předá potvrzení o likvidaci, které se může hodit v případě sporů.
 

Pokuty za nedodržení povinnosti archivace dokumentů

Pokud dokumenty skartujete dřív, než byste měli, dopouštíte se přestupku. Za nedodržení povinnosti vám může finanční úřad dát pokutu do výše 3 % hodnoty aktiv. 

Stejně tak hrozí sankce pro firmy zapsané v obchodním rejstříku, které zničí dokumenty bez souhlasu státního archivu. Mohou dostat pokutu až 250 000 korun.
 

Když se stane nehoda

Pokud o dokumenty přijdete kvůli požáru, povodni nebo jiného nehodě, musíte to oznámit finančnímu úřadu. K oznámení přiložte dokumentaci od policie.
 

Starosti můžete přenechat externí firmě

Ta za vás dokumenty archivuje, digitalizuje, skartuje nebo se dokonce postará o celý proces od začátku do konce. Mezi takové firmy patří i firma Skovajsa, která se postarala o odbornou kontrolu tohoto článku (posíláme velký dík!).