Chystáte se uzavírat účetnictví? Poradíme vám, jak zkrotit stohy papírů a usnadnit si v budoucnosti práci s vyřazováním dokladů. 

Přestože roste obliba elektronické archivace dokladů, 100% bezpapírové podnikání je zatím doménou jen hrstky podnikatelů a firem. 

Pořadače a archivační krabice proto zůstávají nepostradatelnými pomocníky ve většině firem. 

Jak do nich uložit dokumenty po uplynutí jejich skartační lhůty? Máte dvě metody – buď můžete ukládat celé šanony, nebo jen jejich obsah.

Metoda 1: Archivace celých šanonů

Dokumenty můžete archivovat přímo v pořadačích. Je to pohodlné – prostě je dobře popíšete a uložíte do krabice na šanony.

Výhodou je, že jednotlivé listy můžete z pořadačů pohodlně vytáhnout a zase je do nich vracet. Metoda se však hodí spíše na krátkodobější archivaci.

Jedna archivační krabice pojme až 6 velkých pořadačů.
 

Metoda 2: Archivace do archivačních boxů

Dokumenty můžete dlouhodobě uložit i bez šanonů. Postup je jednoduchý: 

1. Vytáhnete papíry z šanonů
2. Svážete je archivační sponou
3. Uložíte je do archivačních boxů
4. Archivační boxy uložíte skupinově do archivační krabice

Takto uložené dokumenty vydrží v dobrých skladovacích podmínkách (sucho, stálá teplota) i desítky let. Při výběru doporučujeme sáhnout po boxech z archivační lepenky, která dokáže dokumenty chránit lépe než obyčejný karton.

Výhodou této metody je, že si uvolníte šanony pro další použití. Stačí jim vyměnit hřbetní štítky za nové.

Plastová archivační spona je k papírům šetrnější než kovový mechanismus pořadačů.

Jeden archivační box EMBA pojme obsah i velkých šanonů.

Další pomocníci během archivace

Ať si vyberete jednu, nebo druhou metodu, třídění dokumentů vám usnadní ještě několik oblíbených pomocníků:

• Rozdružovače – slouží k třídění dokumentů uvnitř šanonů
• Náhradní štítky na pořadače – na štítek doporučujeme poznamenat i rok, kdy můžete dokumenty bezpečně skartovat, výrazně si usnadníte budoucí vyřazování
• Papír do tiskárny – nikdy ho není dost :-)

Během práce se vám bude hodit ještě sešívačka, euroobaly a popisovače.

S těmito pomůckami vám půjde třídění lépe od ruky.